את מכירה את הרגע הזה. לקוחה חדשה מתעניינת בשירות שלך. איזה כיף! ואז מתחיל הריטואל הקבוע: את פותחת את המייל, מחפשת את הטמפלייט של "מייל היכרות והצעת מחיר", עושה העתק והדבק, משנה את השם שלה, מצרפת את קובץ ה-PDF, שולחת. ואז היא עונה: "מעולה, מתי אפשר לדבר?". ואת עונה: "יכולה בשלישי ב-10:00 או ברביעי ב-14:00?". והיא עונה: "רביעי לא טוב לי, יש משהו בחמישי?". ואת פותחת יומן, בודקת, חוזרת אליה...
ובתוך הפינג-פונג הזה, של מיילים, וואטסאפים, ותיאומים, האנרגיה שלך מתחילה לנזול. את מרגישה עסוקה בטירוף, אבל אם תסתכלי על זה בכנות, לא עשית שום עבודה יצירתית או אסטרטגית. פשוט היית פקידה של עצמך.
חוק השלוש: מתי מפסיקים לעבוד ידנית? אני רוצה להציע לך חוק חדש לחיים העסקיים שלך. הוא פשוט, אבל הוא משנה חיים: אם עשית פעולה מסוימת, או כתבת טקסט מסוים, שלוש פעמים באותה צורה, בפעם הרביעית זה כבר חייב להיות אוטומטי.
למה? כי הזמן שלך יקר מדי. כי בכל פעם שאת עושה "קופי-פייסט" ידני, את מבזבזת לא רק דקה מהחיים, אלא גם "רוחב פס" מנטלי. את יוצאת מפוקוס. את מתעסקת בטפל במקום בעיקר. והכי גרוע, כשאת עושה דברים ידנית, את בן אדם. ובני אדם שוכחים, מתעייפים, ועושים טעויות. רובוטים לא.
אוטומציה זה לא מילה גסה (וזה לא רק למתכנתים) הרבה נשים נרתעות מהמילה "אוטומציה". זה נשמע להן טכני, מסובך, קר. אבל האמת היא שאוטומציה היא הדבר הכי חם ואמפתי שיש. למה? כי היא מאפשרת לך לתת ללקוחה שירות מהיר, מדויק ועקבי, בלי שאת תצטרכי להיות זמינה 24/7.
אוטומציה היא בסך הכל "אינסטלציה דיגיטלית". זה לחבר צינור בין המייל שלך ליומן שלך, או בין טופס הלידים שלך למערכת הדיוור. ברגע שהצינור מחובר, המים (המידע) זורמים לבד.
3 דוגמאות לאוטומציות שיחזירו לך שעות בשבוע:
1. סוף לפינג-פונג התיאומים (Scheduling) זה ה-Must הראשון. אם את עדיין מתאמת פגישות בהודעות הלוך ושוב, תעצרי הכל. שימי לינק ליומן דיגיטלי (כמו Calendly או מערכות אחרות). הלקוחה נכנסת, רואה מתי את פנויה (לפי החוקים שהגדרת!), בוחרת זמן, ומקבלת אוטומטית זימון ליומן ולינק לזום. את? את רק מקבלת התראה שהפגישה נקבעה. קסם.
2. קבלת פנים ללקוח חדש (Onboarding) לקוחה סגרה איתך עסקה? מזל טוב! במקום שתצטרכי לזכור לשלוח לה חוזה, ואז חשבונית, ואז שאלון היכרות, תני לבוט לעשות את זה. ברגע שסימנת במערכת שהיא "לקוחה פעילה", היא תקבל מייל "ברוכה הבאה" חגיגי, עם קישור לחתימה דיגיטלית על חוזה. ברגע שהיא חותמת, היא מקבלת אוטומטית את שאלון האפיון. הכל מתקתק, היא מרגישה בידיים טובות ומקצועיות, ואת יכולה להתרכז בלהכין את הקפה לפגישה הראשונה.
3. טיפול בלידים (כדי שאף אחד לא יפול בין הכיסאות) מישהו השאיר פרטים באתר שלך ב-23:00 בלילה. את כבר ישנה. במקום שהוא יחכה עד הבוקר (ובנתיים יפנה למתחרה), האוטומציה שולחת לו מיד מייל: "היי! איזה כיף שפנית. קיבלתי את הפרטים ואחזור אליך מחר בבוקר. בינתיים, הנה מדריך ללא עלות שיכול לעזור לך...". הוא קיבל יחס מיידי, ואת הרווחת שקט נפשי.
השורה התחתונה: הפסיקי להיות הרובוט של העסק שלך. תני לרובוטים האמיתיים לעשות את העבודה המשעממת, החוזרת והסיזיפית. זה לא יהפוך אותך לפחות אישית. להפך. זה יפנה לך את הזמן והאנרגיה להיות יותר אישית, יצירתית ונוכחת במקומות שבאמת דורשים את המגע האנושי הייחודי שלך.
מרגישה שאת טובעת במשימות ידניות ורוצה לייעל את העסק? אנחנו יכולות למפות יחד את תהליכי העבודה שלך, ולבנות לך מערכת אוטומציות חכמה שתעבוד בשבילך ברקע, תחזיר לך שעות יקרות ותעשה סדר בבלגן.
בואי נהפוך את ה"קופי-פייסט" לבוט.
דברי איתי.
