יש לי וידוי: אני עצלנית. רגע, לפני שאתם סוגרים את הטאב, תנו לי להסביר. אני לא "עצלנית של לשכב על הספה ולראות נטפליקס כל היום" (למרות שגם לזה יש מקום). אני עצלנית חכמה.
ביל גייטס אמר פעם שהוא תמיד יבחר באדם עצלן לעשות עבודה קשה, כי האדם העצלן ימצא את הדרך הכי קלה ומהירה לעשות אותה. אני חיה לפי המוטו הזה. בעולם העסקים של היום, לעבוד קשה זה כבר לא מספיק. צריך לעבוד חכם. ולעבוד חכם זה אומר להפסיק לבזבז את הזמן היקר שלכם על משימות שרובוט יכול לעשות ב-3 שניות, ובלי טעויות.
אני פוגשת המון בעלי עסקים שמתגאים בזה שהם "עובדים מסביב לשעון". בעיניי? זה לא מקור לגאווה, זה סימן לניהול לא יעיל. אם אתם עושים את אותה פעולה ידנית יותר מפעמיים ביום - אתם בבעיה. אתם מבזבזים אנרגיה (שכידוע, אצלי היא משאב מוגבל מאוד) על שטויות.
אז אם גם אתם רוצים להיות "עצלנים חכמים" ולהתפנות לדברים שבאמת מכניסים כסף (או סתם ללכת לים), הנה רשימת מכולת של 5 תהליכים שאתם חייבים להעיף מהידיים שלכם, אתמול:
1. הריקוד המתיש של תיאום פגישות
כמה מיילים/הודעות וואטסאפ אתם מחליפים כדי לקבוע פגישת זום אחת? "אתה פנוי בשלישי ב-10?", "לא, אבל אולי ברביעי ב-14?", "רביעי תפוס לי, מה עם חמישי בבוקר?". די. זה גומר את הנשמה.
הפתרון: כלי לזימון פגישות (כמו Calendly או Cal.com) שמסונכרן ליומן שלכם. אתם שולחים לינק, הצד השני בוחר זמן שפנוי אצלכם, וזהו. הפגישה ביומן, כולל לינק לזום. בלי פינג-פונג מיותר. (אני אישית לא מוכנה לקבוע פגישה בשום דרך אחרת, כי אין לי כוח לחשב הפרשי שעות או לזכור מתי יש לי תור לרופא).
2. קבלת פנים ללקוח חדש (Onboarding)
סגרתם עסקה? מזל טוב. עכשיו מתחיל הבלגן: לשלוח חוזה, לחכות לחתימה, לשלוח חשבונית מקדמה, לשלוח מייל "ברוך הבא" עם כל הלינקים החשובים, לפתוח תיקייה בדרייב... לעשות את זה ידנית כל פעם מחדש זה מתכון בטוח לשכוח משהו או לשלוח מייל עם השם של הלקוח הקודם (כן, זה מביך, אבל ככה זה עובד כשאנחנו עייפים).
הפתרון: אוטומציה שמופעלת ברגע שסימנתם ב-CRM שהעסקה "נסגרה". המערכת שולחת לבד את החוזה לחתימה דיגיטלית, ברגע שהוא נחתם היא שולחת חשבונית, ואז מייל קבלת פנים מתוקתק. הלקוח מקבל חווית שירות מדהימה, ואתם לא נקפתם אצבע.
3. מרדף אחרי תשלומים (גבייה)
אין דבר שאני שונאת יותר מלרדוף אחרי כסף שמגיע לי. זה לא נעים, זה מרגיש קטנוני, וזה שורף זמן יקר. לשלוח מייל "היי, רק מזכירה שהחשבונית לתשלום היום" זה מתיש.
הפתרון: רוב מערכות הנהלת החשבונות היום מאפשרות אוטומציה בסיסית. תגדירו סדרת מיילים: תזכורת ידידותית יומיים לפני המועד, תזכורת "היום זה היום", ותזכורת קצת פחות נחמדה יומיים אחרי איחור. הרובוט הוא "השוטר הרע", ואתם נשארים נחמדים.
4. העתק-הדבק של נתונים (Data Entry)
לקוח מילא טופס לידים באתר שלכם? יופי. עכשיו אתם מעתיקים את השם והטלפון שלו ושמים באקסל? ואז מעתיקים שוב לטלפון כדי לשלוח וואטסאפ? תפסיקו עם זה מיד.
הפתרון: כל טופס באתר שלכם חייב להיות מחובר ישירות למערכת ה-CRM או לטבלת ניהול הלידים שלכם. הלקוח לחץ "שלח"? הפרטים שלו מופיעים אצלכם מסודר, ואולי אפילו נשלח אליו SMS אוטומטי של "קיבלנו את הפנייה". העתק-הדבק זה כל כך 2010.
5. איסוף חשבוניות הוצאה לרואה חשבון
מגיע סוף החודש, ואתם מתחילים לחפש במייל חשבוניות של גוגל, פייסבוק, ומנוי לתוכנת עריכה. מורידים PDF, שומרים בתיקייה, ושולחים לרו"ח. זה לוקח לפחות שעה-שעתיים בחודש של תסכול.
הפתרון: יש כלים שסורקים את המייל שלכם, מזהים לבד חשבוניות, ושולחים אותן ישירות למערכת של הרואה חשבון. אתם לא צריכים לעשות כלום חוץ מלוודא שיש כסף בבנק לשלם את המע"מ.
השורה התחתונה
אוטומציה היא לא מילה גסה, והיא לא נועדה להחליף אתכם. היא נועדה לשחרר אתכם מהכבלים של המשימות השחורות, כדי שתוכלו להיות יצירתיים, אסטרטגיים, ואנושיים. תתחילו בלבחור תהליך אחד מהרשימה הזו - זה שהכי מעיק עליכם - ותעשו לו אוטומציה השבוע. אתם תודו לי אחר כך.
